Politique de confidentialité

Horairia est un outil de planification du personnel destiné aux maisons de repos. Ce document décrit les données que le service traite, à quelles fins, où elles sont hébergées, combien de temps elles sont conservées, et les droits dont disposent les personnes concernées.

Le service est édité par Hatim Azzabi, Haachtsesteenweg 37, 1831 Diegem, numéro d'entreprise BE 1015.014.136.

L'établissement est responsable du traitement. C'est lui qui décide de planifier son personnel, quelles données il saisit et pendant combien de temps il les conserve.

Horairia agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : nous traitons ces données uniquement sur instruction de l'établissement, dans le cadre du contrat qui nous lie, et jamais pour notre propre compte. Un accord de sous-traitance est signé avec chaque établissement.

Nous ne vendons aucune donnée, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les transmettons à aucun tiers en dehors des sous-traitants techniques listés plus bas.

Pour établir un planning, le service traite :

• Identification professionnelle : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, matricule interne, qualification (infirmière, aide-soignante), habilitation au travail de nuit.
• Données contractuelles : régime horaire hebdomadaire, dates de début et de fin de contrat.
• Données de planification : shifts affectés, indisponibilités déclarées, préférences déposées, compteurs de nuits, de weekends et de préférences refusées.
• Absences : type (congé annuel, formation, maladie), dates, et le cas échéant le certificat transmis par la personne concernée.

Le service ne traite aucune donnée de patient, aucune donnée de rémunération, aucune évaluation professionnelle et aucun document de ressources humaines autre que les certificats d'absence.

Un certificat justifiant une absence est une donnée relative à la santé, relevant de l'article 9 du RGPD. Il fait l'objet de mesures renforcées : accès restreint aux personnes de la direction habilitées à organiser le remplacement, cloisonnement strict par établissement, et suppression à l'expiration du délai de conservation défini par l'établissement.

Le contenu médical n'est ni lu, ni indexé, ni analysé par le service : seuls comptent l'existence du justificatif et la période d'absence.

• Établir et publier les plannings, gérer les remplacements et suivre l'équité de la répartition — exécution du contrat de travail et respect des obligations légales de l'employeur en matière de temps de travail et de repos.
• Conserver les données d'entrée de chaque génération, afin de pouvoir justifier a posteriori d'un planning contesté — intérêt légitime de l'établissement et obligation de traçabilité.
• Assurer la sécurité, la disponibilité et le support technique du service — intérêt légitime.

L'application et la base de données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'Union européenne.

Sous-traitants techniques :

• Vercel Inc. — hébergement de l'application, exécution en région européenne.
• Supabase Inc. — hébergement de la base de données, projet en région européenne.
• Resend — envoi des e-mails (notifications du service et messages du formulaire de contact).

Ces prestataires sont des sociétés de droit américain. Les données sont stockées sur des serveurs situés dans l'Union européenne, mais un accès depuis les États-Unis ne peut être exclu à des fins d'exploitation et de support. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par la certification du prestataire au titre du EU-US Data Privacy Framework.

La liste à jour des sous-traitants est communiquée à chaque établissement et annexée à l'accord de sous-traitance. Toute modification est notifiée préalablement.

Sauf durée différente convenue avec l'établissement, qui reste maître de sa politique de conservation :

• Plannings publiés et données de planification : 5 ans à compter de la fin de l'année concernée, pour couvrir la conservation des documents sociaux.
• Certificats d'absence : 12 mois après la fin de l'absence, puis suppression automatique.
• Compte d'un membre du personnel : supprimé ou anonymisé 12 mois après la fin de sa relation de travail avec l'établissement.
• Journaux techniques : 12 mois.

À la fin du contrat, l'établissement choisit entre la restitution de ses données dans un format exploitable et leur suppression définitive.

Chiffrement des échanges, cloisonnement strict des données par établissement appliqué au niveau de la base de données, contrôle d'accès par rôle — une personne du personnel n'accède qu'à ses propres données et au planning publié de son service — journalisation des accès et sauvegardes régulières.

Pour ce seul traitement, Horairia est responsable du traitement et non sous-traitant. Les informations que vous saisissez — nom, établissement, fonction, adresse e-mail, message — nous sont transmises par e-mail via Resend, dans le seul but de répondre à votre demande. Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande.

Elles sont conservées 24 mois à compter du dernier échange, puis supprimées. Elles ne servent à aucune prospection automatisée et ne sont transmises à aucun tiers.

Toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur ses données.

Ces demandes s'adressent en premier lieu à votre établissement, responsable du traitement. Nous l'assistons dans leur traitement dans les délais prévus par le règlement. Vous pouvez également nous écrire à contact@horairia.be, qui transmettra.

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be).

Ce site ne dépose aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité. L'application utilise uniquement les cookies strictement nécessaires au maintien de la session d'un utilisateur authentifié.

Pour toute question relative à cette politique : contact@horairia.be.

Aucun délégué à la protection des données n'est désigné à ce jour ; les demandes relatives aux données sont traitées à cette même adresse.